UNCOVER TRUTH人事の藤尾です。当社は、11月にオフィスを移転しました。

今回のオフィス移転は、単なる転居ではございません。日本ではまだ珍しい、オフィス＆リモートのメリットを最大化した“ハイブリッド”な働き方を実践するのが目的です。そのため、組織やチーム、社員のパフォーマンスを最大限に伸ばせるように、ワークスタイルをゼロベースで設計しました。

私たちがどのように新しい働き方を創っていったのか？移転プロジェクトのリアル・ストーリーをお伝えできればと思います。

リモートワークを機に働き方を検討。全社アンケートでニーズを把握

多くの企業にとって、2020年は「今後の働き方をどうするか？」という課題を、突如突きつけられた年になりました。UNCOVER TRUTHも同様で、今回のオフィス移転のきっかけはコロナ禍でのリモートワークに端を発します。

UNCOVER TRUTHでは、3/27の東京都の外出自粛要請の前日から全社リモートワークに切り替えました。

リモートワークへの移行は比較的スムーズでした。もともとGoogleドライブでの情報共有やSlackでのコミュニケーション、業務管理システムの活用など全社的にデジタルツールを軸に業務遂行していたのが功を奏したのだと思います。売上も落ちることなく、クライアントワークに大きな問題が発生することもありませんでした。

また、「通勤時間がなくなった分、家族と過ごす機会が増えた」「在宅時間が長いので、自炊できて健康になった」などメンバーの声からも、リモートワークでのポジティブな側面を実感することとなりました。

しかしその一方で、通常とは異なる働き方が続く中で見えてきた、新たな課題もありました。「隣にいれば感覚的に分かることが、どうしても伝わりにくくなる」「やはりフィジカルに対面して、コミュニケーションを取る場が必要だ」という声も聞こえてきたのです。

時期を同じくして、前オフィスの契約更新手続きの期限も近づいていました。「今後のオフィスや働き方をどうするべきか？」と、様々な観点から改めて考える必要が出てきたのです。

そこで、人事制度プロジェクトを6月に立ち上げることにしました。手を挙げてくれた3名のプロジェクトメンバーとともに、まずはオフィス勤務・在宅勤務それぞれのメリット・デメリットを洗い出し、4パターンのワークスタイルの検討に入りました。

＜4つのワークスタイル候補＞

1）オフィスを借りる。（オフィス勤務がメイン）
2）10人程度のコンパクトなオフィス＆リモートワーク（出社希望者に配慮する）
3）フルリモートワーク（オフィスを持たない）
4）コワーキングスペース＆リモートワーク（リモート勤務がメイン）

上記候補の中から、各パターンを満たせるオフィスやサービスを探すと同時に実施したのが、「働き方に関する全社員アンケート」です。

「働き方」は、会社にとって重要テーマですし、社員にとっても大きな関心事です。プロジェクトメンバーで一方的に決定するのではなく、UNCOVER TRUTHの一人ひとりが何を求めているのかを把握し、できる限りニーズを満たすことが大事だと考えました。

そして、アンケート調査の結果、最も多かった希望が「週1～2日のオフィス勤務。それ以外はリモート勤務」というスタイルだったのです。

週1～利用可の新しいオフィスとの出会い。ハイブリッドな働き方の実現へ

では、私たちが求める働き方をどのように実現していけばいいのか？

色々なオフィス情報やサービスをリサーチしていたある日のこと、経済ニュース番組で、曜日単位で借りられる新しいオフィスサービスが取り上げられているのを偶然目にしました。その瞬間、「これだ！」と直感したのです。

このサービスでは、契約した曜日は自社で占有してオフィスを使えるので、コワーキングスペースのように他社と同じ空間で仕事をする必要はありません。クライアントのマーケティング支援をしている当社のように、コンフィデンシャルな情報を持つ企業に適していると感じました。

オフィス移転に関する販管費が抑えられるのも非常に魅力的でした。一般的なオフィス賃料と比較すると月々数十万円の違いが出てきます。それ以上に大きいのは、オフィス設営にかかる数千万円という膨大な初期費用が掛からないことです。その分、働きやすい環境づくりや福利厚生面の充実に還元できます。

実際に見学に行ってみて、レイアウトや内装デザインも申し分ないと感じました。長く使える質の高い建材を取り入れてあり、「環境へ配慮しながら、良いものをシェアする」点も時代の流れに合っている。「UNCOVER TRUTHが新しい働き方をするのにふさわしい場所だ」と思いました。

最終的に、オフィス利用は月・金の週2回に決定し、金曜日のみ出社必須と設定しました。また、水曜は他社と兼用になりますが、オフィス共通のコワーキングデイなので、実質週3回オフィスで働くことができます。

実は、当初は週1のみの契約を考えていたのですが、社内の声を基に、オフィス利用ができる曜日を増やした経緯があります。リモートワークを経験した上で、以下のような理由から「顔を合わせる」場を大切にしたい、という声も重視しました。

※その後、更なるオフィス移転を経て、2023年7月現在では木曜日が出社日となっています。それ以外の曜日でも本人の希望があれば出社可能となっています。（2023年7月24日に追記）

＜リモートワークを継続してわかった対面でのメリット＞

■新卒や中途で入社した社歴の浅いメンバーの研修や教育は、対面がベター。近くにいれば、何に困っているのかをすぐ察知できるのでサポートしやすい。また、個々のメンタルの状態は顔を合わせた方が気付きやすく、すぐにフォローできるのが利点。
■タスク管理や進捗確認のMTGなどはオンラインでも全く問題なく遂行できるが、課題を抽出し、アイデアを出し合うなど、深い議論が必要な場合は、対面の方がやりやすい。
■メンバー同士の信頼関係は、対面での方が構築しやすい。多くのプロジェクトは4～5人のチームで推進していくが、業務上のやり取りのみでメンバーの人柄や考え方まで知るのは難しい。同じ空間でともに時間を重ねることで、チームとしての連帯感が醸成されていく。

リモートワーク×オフィスワーク。それぞれの長所を活かした、UNCOVER TRUTHの新しいワークスタイルは、こうして確定していったのです。

無事に移転完了！事業成長を促す「生産性の高い働き方」を、より一層進化させたい

オフィスと働き方が確定した後、移転日は11月中旬に決定しました。

移転業務を進めたのは、実質1ヵ月半の超短期間。私にとって移転業務は初でしたので、1つ進めると未知のことが出てきて、毎日タスクが次々と増えていく状況でした。

全く経験のない分野で、ゴールに向かってプロジェクトを推進するのは楽なことではありません。今振り返ると、厳しい局面に遭遇することもしばしばありました。

しかしこの数ヵ月は、「必死に探せば何かしら方法は見つかり、道は開けていくもの」を体感した時間でもありました。今回の働き方を実現するにあたっては、様々な他社サービスを活用しています。新たなサービスを取り入れることに柔軟な会社なので、本当に助かりました！

新オフィスの初出社の日、笑顔で入ってきた皆の姿は忘れられません。東京タワーが間近に見えるのが想像以上に良かったようで、終日テンション高く過ごしていたのが印象的でした。「この移転プロジェクトが無事に完了してよかった」と安堵する気持ちが溢れてきました。

とはいえ、この新しい働き方はスタートしたばかり。改善点が出てきたら1つひとつ対応し、ハイブリッドな働き方のメリットを享受できるように仕組み化していきたいと思います。

「この働き方に合わせて、生産性を上げていこう」というアイデアも早速上がってきています。1つの案として出ているのが「対面がベストな業務」と「リモート可の業務」を切り分けた、曜日ごとの目的設定です。例えば、全員出社の金曜は、社内で議論を深めたりアイデア出しをする日に、それ以外をクライアントワークやタスク遂行の日に。新事業やサービスの創出には不可欠なクリエイティブな議論の場を作るために、こうした「仕組み化」は非常に重要なことなので、近いうちに正式に制度化していきたいですね。

事業成長につながり、かつ社員やその家族にも、幸せな時間が増える働き方を。UNCOVER TRUTHでは、今後もさらにワークスタイルを進化させていきます。